ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)

společnosti SOMA Experience s.r.o.

1. Úvod

Společnost SOMA Experience s.r.o. věnuje ochraně osobních údajů mimořádnou pozornost. Vaše soukromí, důvěra a bezpečnost osobních údajů jsou pro nás stejně důležité jako kvalita námi poskytovaných služeb.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, na základě jakého právního důvodu, jak dlouho je uchováváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním svých údajů práva.

Při zpracování osobních údajů postupujeme zejména podle:

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR),
• zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
• dalších souvisejících právních předpisů České republiky.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

SOMA Experience s.r.o.

IČO: 29701236

Sídlo:

Karla Guta 1673/7

104 00 Praha – Uhříněves

E-mail:

info@somabeauty.cz

Telefon:

+420 723 286 778

Web:

www.somabeauty.cz

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle charakteru poskytované služby můžeme zpracovávat zejména:

Identifikační údaje

• jméno a příjmení,
• datum narození (je-li nezbytné),
• titul,
• pohlaví.

Kontaktní údaje

• telefonní číslo,
• e-mailová adresa,
• doručovací adresa,
• fakturační údaje.

Platební údaje

• informace o zaplacených objednávkách,
• číslo objednávky,
• číslo faktury,
• způsob platby.

Údaje o platebních kartách společnost SOMA Experience s.r.o. nezpracovává ani neuchovává.

Údaje o rezervacích

• termín návštěvy,
• objednané procedury,
• historie návštěv,
• historie plateb,
• využité poukazy,
• permanentky,
• programy péče.

Údaje o zdravotním stavu

Pouze v rozsahu nezbytném pro bezpečné poskytování služeb.

Může se jednat například o informace o:

• alergiích,
• těhotenství,
• kojení,
• užívaných léčivech,
• implantátech,
• prodělaných zákrocích,
• chronických onemocněních,
• dalších kontraindikacích.

Tyto údaje představují zvláštní kategorii osobních údajů podle čl. 9 GDPR.

Jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro bezpečné provedení konkrétní procedury.

Fotodokumentace

Pokud klient udělí samostatný souhlas, mohou být pořizovány fotografie:

• před procedurou,
• po proceduře,
• během léčebného plánu.

Fotografie jsou pořizovány za účelem:

• sledování výsledků,
• dokumentace průběhu péče,
• případně marketingového využití.

Marketingové využití je vždy podmíněno samostatným souhlasem klienta.

Komunikace

Můžeme uchovávat komunikaci probíhající prostřednictvím:

• e-mailu,
• telefonu,
• kontaktního formuláře,
• sociálních sítí,
• online chatu,
• rezervačního systému.

4. Účely zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:

• rezervace služeb,
• poskytování kosmetických, estetických, wellness a kadeřnických služeb,
• vedení klientské dokumentace,
• plnění smlouvy,
• vedení účetnictví,
• vystavení účetních dokladů,
• vyřizování reklamací,
• komunikace s klienty,
• zasílání potvrzení rezervací,
• správy klientských programů,
• správy permanentek,
• vedení věrnostního programu,
• ochrany práv společnosti,
• plnění zákonných povinností,
• zasílání obchodních sdělení, pokud k tomu existuje právní důvod.

5. Právní důvody zpracování

Osobní údaje zpracováváme zejména na základě:

• plnění smlouvy,
• plnění právních povinností,
• oprávněného zájmu,
• souhlasu klienta,
• ochrany životně důležitých zájmů klienta, pokud to vyžaduje konkrétní situace.

Zdravotní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro bezpečné poskytování služeb a pokud je splněna některá z výjimek uvedených v čl. 9 GDPR.

6. Minimalizace údajů

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které skutečně potřebujeme pro poskytování našich služeb.

Nikdy nepožadujeme údaje, které nejsou nezbytné pro účel jejich zpracování.

Rozsah zpracování pravidelně přehodnocujeme tak, aby odpovídal zásadě minimalizace podle GDPR.

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)

ČÁST II

7. Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelu, pro který byly získány, nebo po dobu stanovenou právními předpisy.

Obvykle uchováváme:

Typ údajůDoba uchování
Rezervace služeb	5 let
Faktury a účetní doklady	10 let
Reklamace	5 let od vyřízení
Komunikace s klienty	3 roky
Marketingové souhlasy	do odvolání souhlasu
Newsletter	do odhlášení odběru
Fotodokumentace zdravotní dokumentace	po dobu poskytování péče a následně dle oprávněného zájmu nebo souhlasu
Fotografie pro marketing	do odvolání souhlasu
Zdravotní dotazníky	pouze po dobu nezbytnou pro bezpečné poskytování služeb a ochranu práv společnosti

 

Po uplynutí stanovených dob jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány.

8. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a pouze subjektům, které je potřebují pro splnění konkrétního účelu.

Jedná se zejména o:

• poskytovatele rezervačního systému,
• poskytovatele platebních služeb,
• účetní a daňové poradce,
• poskytovatele IT služeb,
• poskytovatele webhostingu,
• poskytovatele e-mailových služeb,
• poskytovatele cloudových úložišť,
• poskytovatele marketingových služeb,
• advokáty,
• orgány veřejné moci, pokud nám tuto povinnost ukládá právní předpis.

Všichni zpracovatelé jsou smluvně zavázáni chránit osobní údaje v souladu s GDPR.

9. Rezervační systém Notino

Pro správu rezervací využíváme rezervační systém společnosti Notino.

V rámci rezervace mohou být zpracovávány zejména:

• jméno,
• příjmení,
• telefon,
• e-mail,
• rezervované služby,
• historie návštěv,
• poznámky související s rezervací.

Notino vystupuje vůči společnosti SOMA Experience s.r.o. jako zpracovatel osobních údajů nebo samostatný správce v rozsahu stanoveném jeho vlastními podmínkami.

Doporučujeme seznámit se rovněž se zásadami ochrany osobních údajů společnosti Notino.

10. Platební brána Comgate

Online platby jsou realizovány prostřednictvím společnosti Comgate, a.s.

Při provádění online platby dochází ke zpracování nezbytných platebních údajů.

Společnost SOMA Experience s.r.o. nikdy nezískává ani neuchovává údaje o platebních kartách klientů.

Tyto údaje jsou zpracovávány výhradně poskytovatelem platebních služeb.

11. Newsletter

Pokud nám klient udělí souhlas nebo pokud to umožňuje právní předpis, můžeme zasílat:

• novinky,
• informace o nových procedurách,
• speciální nabídky,
• pozvánky na akce,
• vzdělávací obsah.

Každý newsletter obsahuje možnost jednoduchého odhlášení.

Odhlášení je bezplatné.

12. Telefonické hovory

Za účelem zkvalitňování našich služeb nebo ochrany práv společnosti mohou být telefonické hovory zaznamenávány.

Klient je o případném nahrávání vždy informován před zahájením hovoru.

13. Kontaktní formulář

Při využití kontaktního formuláře zpracováváme zejména:

• jméno,
• e-mail,
• telefon,
• obsah zprávy.

Tyto údaje využíváme výhradně pro vyřízení konkrétního požadavku klienta.

14. Sociální sítě

Společnost SOMA Experience s.r.o. provozuje profily zejména na:

• Instagramu,
• Facebooku,
• TikToku,
• LinkedIn,
• YouTube.

Při návštěvě našich profilů může docházet ke zpracování osobních údajů také provozovateli těchto platforem podle jejich vlastních podmínek.

15. Cookies

Na internetových stránkách využíváme soubory cookies.

Cookies používáme zejména za účelem:

• správného fungování webu,
• zapamatování uživatelských nastavení,
• analýzy návštěvnosti,
• měření výkonu reklamy,
• personalizace obsahu.

Podrobnosti jsou uvedeny v samostatných Zásadách používání cookies.

Klient může používání cookies kdykoliv změnit prostřednictvím nastavení svého internetového prohlížeče nebo cookie lišty.

16. Analytické a marketingové nástroje

Na webových stránkách můžeme využívat zejména:

• Google Analytics,
• Google Tag Manager,
• Google Ads,
• Meta Pixel,
• Meta Conversions API,
• Microsoft Clarity,
• Hotjar,
• případně další obdobné analytické nebo marketingové nástroje.

Tyto nástroje nám pomáhají zlepšovat kvalitu webových stránek a vyhodnocovat úspěšnost marketingových kampaní.

Pokud je to vyžadováno právními předpisy, jsou aktivovány až po udělení souhlasu návštěvníka webu.

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)

ČÁST III

17. Práva subjektů údajů

V souladu s GDPR máte jako subjekt údajů následující práva:

Právo na informace

Máte právo vědět:

• jaké údaje o Vás zpracováváme,
• proč je zpracováváme,
• jak dlouho je uchováváme,
• komu je můžeme zpřístupnit.

Právo na přístup

Máte právo požádat o potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme.

Pokud ano, máte právo získat jejich kopii.

Právo na opravu

Pokud jsou Vaše osobní údaje nepřesné nebo neaktuální, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.

Právo na výmaz

Máte právo požadovat výmaz osobních údajů zejména tehdy, pokud:

• údaje již nejsou potřebné,
• odvoláte souhlas,
• údaje byly zpracovány protiprávně,
• výmaz ukládá právní předpis.

Toto právo se neuplatní, pokud nám právní předpis ukládá údaje dále uchovávat.

Právo na omezení zpracování

V zákonem stanovených případech můžete požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů.

Právo na přenositelnost

Pokud údaje zpracováváme automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu, můžete požadovat jejich předání jinému správci.

Právo vznést námitku

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu společnosti.

Právo odvolat souhlas

Pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu, můžete jej kdykoliv odvolat.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, můžete podat stížnost u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

www.uoou.gov.cz

18. Jak lze svá práva uplatnit

Žádosti týkající se ochrany osobních údajů lze zasílat:

e-mailem:

info@somabeauty.cz

nebo písemně na adresu sídla společnosti.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě jednoho měsíce, pokud právní předpis nestanoví jinak.

19. Zabezpečení osobních údajů

Ochrana osobních údajů je pro společnost SOMA Experience s.r.o. jednou z nejvyšších priorit.

Přijali jsme technická i organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů.

Používáme zejména:

• zabezpečené servery,
• šifrovanou komunikaci,
• víceúrovňové přihlašování,
• řízení přístupových oprávnění,
• pravidelné aktualizace systémů,
• antivirovou ochranu,
• zálohování dat,
• pravidelné školení zaměstnanců.

Ke zdravotním údajům mají přístup pouze osoby, které je skutečně potřebují pro výkon své práce.

20. Mlčenlivost zaměstnanců

Všichni zaměstnanci společnosti SOMA Experience s.r.o., stejně jako externí spolupracovníci, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech týkajících se klientů.

Tato povinnost trvá i po skončení pracovního nebo smluvního vztahu.

21. Automatizované rozhodování

Společnost SOMA Experience s.r.o. nepřijímá rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů ani neprovádí profilování, které by mělo právní účinky vůči klientům ve smyslu čl. 22 GDPR.

Marketingové segmentace mohou být využívány pouze za účelem personalizace nabídek a nikdy nevedou k automatickému odmítnutí služby.

22. Nezletilé osoby

Služby společnosti SOMA Experience s.r.o. mohou být v odůvodněných případech poskytovány také nezletilým osobám.

V případech stanovených právními předpisy nebo s ohledem na povahu služby je vyžadován souhlas zákonného zástupce.

Osobní údaje nezletilých zpracováváme se zvýšenou mírou ochrany.

23. Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány zejména z důvodu:

• změny právních předpisů,
• rozšíření nabízených služeb,
• změny používaných technologií,
• změny interních procesů společnosti.

Aktuální znění je vždy zveřejněno na internetových stránkách www.somabeauty.cz.

24. Kontaktní údaje

Správce osobních údajů:

SOMA Experience s.r.o.

IČO:

29701236

Sídlo:

Karla Guta 1673/7

104 00 Praha – Uhříněves

Telefon:

+420 723 286 778

E-mail:

info@somabeauty.cz

Web:

www.somabeauty.cz

25. Závěrečná ustanovení

Společnost SOMA Experience s.r.o. si uvědomuje, že důvěra klientů je jednou z nejdůležitějších hodnot, na kterých stojí její podnikání.

Ochranu osobních údajů proto nevnímáme pouze jako zákonnou povinnost, ale jako přirozenou součást profesionální péče o každého klienta.

Naším cílem je zpracovávat osobní údaje transparentně, bezpečně a pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování kvalitních služeb.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dnem jejich zveřejnění na internetových stránkách společnosti SOMA Experience s.r.o.